首先，當有人提議做一項會議活動策劃時，在了解對方做這項活動的初始情況時，有必要整合資源。無論是你自己、老板還是甲方，當你提議開會時，你會對會議有一些想法。

外部資源是由活動的廣度構成的。這里的外部資源是指媒體資源、場地資源、庫存資源、人力資源。外部資源對整個活動的影響是巨大的，甚至外部資源也是可以理解的，是這個活動平臺的重要組成部分。例如，出席開幕式的嘉賓是市長或州長，他們對活動的影響是不言而喻的。