參加展會必然會有一比較大的支出，但合理的方案會大大降低成本的預算。

企業參展的決定越早，越有利于成本預算的節約，必須盡早的明確參展的目的，以此來確定展會的主題，進而就確定了展會的中心思想，就可以盡早的制定參展計劃。比如展位的選擇，在報名展會之后，就可以要求展會舉辦方提供靠近主干道路或者臨近進出口等人流量較大的展位，這就提前為展會的舉辦打下了堅實的基礎。較早的確定展位的具體位置以及展位的面積大小，也有利于及早的對展臺進行設計搭建，展臺的設計以及搭建是需要時間的，一般在二十天到一個月之間，展臺的設計不可能一次就符合參展企業的要求，必定會進行多次修改，所以為了之后不必要的浪費時間，所以應提早進行。假如是臨時參展的話，不僅展位的選擇不盡人意，而且展臺的搭建也會因為時間的倉促而變得單一，再加上位置不佳的展位，就更不足以吸引參觀者的眼球，只是徒勞的浪費。展位的位置、設計都確定好之后，就可以開始著手制定宣傳手冊的設計以及印刷了，如果企業有能力對宣傳手冊進行策劃以及印刷的話，這樣無形中又節省了一筆資金，接下來就應對參展的業務人員進行一定的培訓了，參加展會的銷售人員應適當了解參展商品的內容、性能、用途以及企業范圍內比較出眾的產品進行一定的了解，不需要精通，用于回答展會上參觀者提出的問題即可。當然，如果有精通企業參展產品的話就較好不過了。再一個就是提前預定酒店以及往返車票，往返車票的及時預定，不會因為展會的召開或者別的原因上漲造成不必要的開支。再展會結束前，就應提前預定好保安人員，因為展會結束，在拆臺的時候，人心都比較放松，且人較多、亂、雜，以防貴重物品的遺失，所以保安人員的提前預定是必不可少的。